Działanie nowoczesnych firm w coraz większym stopniu opiera się o rozwiązania informatyczne. Powszechne jest używanie w codziennej pracy pakietów biurowych czy specjalistycznego oprogramowania do grafiki i projektowania. Coraz większą rolę mają też programy wspomagające procesy biznesowe, nazywane też potocznie systemami ERP. Często są to bardzo rozbudowane pakiety, których wdrożenie trwa miesiącami, ale po przejściu tego procesu praktycznie wszystkie informacje jakie się pojawiają w firmie są w nich dostępne. Coraz częściej poza systemami do zarządzania zarówno małe jak i duże firmy sięgają po kolejne rozwiązania mające usprawnić im codzienną pracę. Jednym z coraz częściej używanych narzędzi jest elektroniczny obieg dokumentów, ogromnie ułatwiający pracę wszystkich działów. Wielu przedsiębiorców trochę się obawia tego rozwiązania, bo wydaje im się że będzie ono bardzo kosztowne i wymagające długotrwałego wdrożenia. Jak się jednak okazuje, są na tyle elastyczne rozwiązania, że doskonale sprawdzają się w małych firmach, ale można je także uruchomić w znacznie większych. Dobrze wdrożony elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów da wiele korzyści pracownikom wielu działów. Generalnie zasada działania takich systemów jest taka, że dokument, który się pojawi w firmie jest skanowany przez osoby za to odpowiedzialne. Po takiej operacji dokument jest już widoczny w systemie i można na nim wykonywać potrzebne operacje. Oczywiście w każdym takim systemie istnieje zaawansowany system uprawnień, dzięki czemu dostęp do poszczególnych dokumentów będą mieli tylko uprawnieni do tego pracownicy. Dodatkowo wszystkie czynności są logowane, łatwo więc sprawdzić, kto i kiedy robił coś przy danym dokumencie. Dzięki takim narzędziom przede wszystkim znacznie zwiększa się szybkość przepływu dokumentów w firmie. Nie trzeba już czekać na to, żeby ktoś na przykład zarejestrował fakturę lub kilka godzin spędzić na poszukiwaniach jej między działem handlowym a księgowością.
